文书档案的收集及整理[单选]1、（）是公文办理过程中的中心环节。（2分）拟办批办承办催办[单选]2、（）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和下面是小编为大家整理的文书档案的收集及整理4篇,供大家参考。
文书档案的收集及整理篇1
[单选]
1、（ ）是公文办理过程中的中心环节。 （2分）
拟办
批办
承办
催办
[单选]
2、（ ）年，国家档案局令第8号发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。 （2分）
2000年
2002年
2003年
2006年
[单选]
3、下面所列材料中属于归档范围的是（ )。 (2分）
收文中，上级机关普发性不需本单位办理的文件。
一般文件的历次修改稿。
对本机关工作具有查考利用价值的文件材料。
同级机关发来的不需贯彻执行的文件。
[单选]
4、以下哪个不是收文登记的形式？ （2分）
簿册式登记
签印式登记
卡片式登记
[单选]
5、催办分为（ ）两个方面。 （2分）
向上、向下
对内、对外
发函、电联
[单选]
6、以件为单位进行装订时，应在（ ）位置用不锈钢钉或线装订。 （2分）
上侧
右上侧
左侧 [单选]
7、编制页码时，凡没有页码（单页除外）的，需要补充编制页码，再（ ）计算页数。 （2分）
继续
合并
重新
[单选]
8、以下哪个不是文件的载体？ （2分）
竹简
纸张
光盘
[单选]
9、单份文件归档中，哪一项不是必须著录的内容： （2分）
归档年度
保管期限
作者
[单选]
10、著录时应注意 （2分）
题名中的关键词不能准确反映文件内容时，要将主题词录入；
文件题名应根据文件实际内容和成分重新拟写；
“任免”通知等公文的标题要把所有人员录入进去。
[单选]
11、使用单件整理方法的单位必须使用（ ）。 （2分）
档案管理软件
密集柜
专用库房
[单选]
12、单份文件归档中，装盒排架不包括： （2分）
装盒
填写备考表
编号
[单选]
13、《档案目录》封面项目不包括： （2分）
全宗名称
责任者
全宗号 [单选]
14、单份文件归档中适合文件数量较多的方法是： （2分）
按年度-保管期限
按年度-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
15、单份文件归档中适合文件数量较少的方法是： （2分）
按年度-保管期限
按年度-机构-保管期限
按机构-保管期限
[单选]
16、跨年度形成的文件材料，统一放入（ ）。 （2分）
开始年度
办结年度
归档年度 [单选]
17、采用（ ）能最好地保持归档文件在来源方面固有的联系，客观地反映立档单位的历史面貌。 （2分）
年度分类法
机构分类法
保管期限分类法
[单选]
18、立卷法按文件（ ）或内容针对年度作为归档年度。 （2分）
成文日期
形成年度
办结年度
[单选]
19、以下哪类文件不适合用文件名称组合法： （2分）
XX企业的会议纪要；
XX单位关于举办培训班经费的请示；
XX公司信息简报。 [单选]20、立卷法中，不适用于按名称组合法进行排列的方法是： （2分）
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
[单选]
21、（ ）是对收文的执行、办理或撰文答复。 （2分）
拟办
批办
承办
[单选]
22、立卷法中，以下哪个标题不符合案卷标题的格式？ （2分）
XX局党组会议记录
XX企业关于2003年财务统计报表
XX地区来往信件
[单选]
23、立卷法中，案卷的装订要注意： （2分）
将文件上原有的金属物全部去掉；
文件上原有的金属物不用去掉；
装订方法是二孔一线，位于文件左侧。
[单选]
24、立卷法中，案卷的装订孔的孔距为（ ），边距为（ ）。 （2分）
6.5cm，
7.5cm，3.5cm
8.5cm，4.5cm [单选]
25、（）是档案馆为进馆单位编制的管理号，档案室不能擅自编制。 （2分）
全宗号
目录号
案卷号
[单选]
26、《国家行政机关公文处理办法》规定的对外发文的文种有（ ）种。 （2分） 14 [单选]
27、（ ）是规范性公文中使用范围最广、频率最高的文种。 （2分）
规定
办法
条例
[单选]
28、文种不同，公文结构则有所不同，但必备要素有： （2分）
秘密等级
发文字号
公文标题
[单选]
29、（ ）是指已经履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用。 （2分）
定稿
正本
稿本
[单选]30、（ ）是对发文进行最后审定的决策性环节。 （2分）
签发
审核
缮印
[多选]
31、把已分类的文件按照一定的规律组织成一个或若干个案卷，以保持文件之间的在内容、时间、名称等方面的联系，主要方法有：（） （2分）
内容组合法
文件名称组合法
工作活动组合法
问复文件组合法
[多选]
32、使用单份文件归档整理方法时常用的分类方法有：（ ） （2分）
年度—机构—保管期限
年度—问题—保管期限
年度—文号—保管期限
年度—保管期限 [多选]
33、同一年度的文件按件归档，装盒时（ ） （2分）
保管期限为永久的文件单独装盒
保管期限为30年的文件单独装盒
保管期限为10年的文件单独装盒
保管期限为定期的文件一起装盒
[多选]
34、文书档案保管期限表的基本内容包括： （2分）
类目
序号
归档范围
保管期限
[多选]
35、归档分类的类型有： （2分）
A.分文号
分年度
分机构
分保管期限
[多选]
36、单份文件归档中，必须著录的项目有： （2分）
文件题名
责任者
成文日期
归档年度
[多选]
37、单件整理方法常见的模式有： （2分）
部门整理
专人整理
个人整理
档案室整理
[多选]
38、盖档号章时，保管期限一栏可以填写： （2分）
全称
简称
保管期限代码
不填
[多选]
39、单份文件归档中，著录时应注意： （2分）
有副题名的应录入；
文件提名一般要求照实抄录，不得随意改动；
页数为“一件”归档文件中有有效字符的页面总数；
著录“任免通知”时可在题名之后，加上该文任免的、涉及本单位其他有关人员的名字，并外加“[ ]”。
[多选]40、适用于按名称组合的案卷排列方法有 （2分）
时间排列法
处理顺序排列法
地区排列法
综合排列法
[判断]
41、归档文件整理过程中，单页文件可不打页码。 （2分）
对
错 [判断]
42、文件归档不要求纸质文件与同版本电子同步归档。 （2分）
对
错
[判断]
43、企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围。 （2分）
对
错
[判断]
44、归档时间是指文件承办部门或业务部门将规范整理好的文件或案卷向档案室移交的时间，移交归档的时间主要有1至2月份或6月份。 （2分）
对
错
[判断]
45、使用立卷法的前提是有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件。 （2分）
对
错 [判断]
46、文件形成年度也就是文件的成文年度。 （2分）
对
错
[判断]
47、小于十六开纸的文件要托裱。 （2分）
对
错
[判断]
48、排序的系统科学是体现归档文件整理内在质量的重要环节。 （2分）
对
错
[判断]
49、档号章是文件归档的标志，用于体现每一“件”的档号。 （2分）
对
错
[判断]50、案卷目录表是查找利用档案的最基本的检索工具，也是进行档案统计、移交、检查的重要依据。 （2分）
对
错
文书档案的收集及整理篇2
摘 要：从现如今社会发展的现状中可以看出，文书档案管理工作的重要性日益突出。
随着信息技术的高效普及和发展，文书档案的管理方式也发生了明显的变化。
由于传统的文书档案管理工作的发生弊端展现，无法促进档案管理工作的高效进行。
文书档案的收集方法和整理形式都应该在原有的基础上进行创新，这样才能够促进档案管理工作的长足发展。
本文中，笔者主要对文书档案的收集方法和整理形式进行分析，仅供参考。
关键词：文书档案；收集；整理
文书档案是单位、部门每一项工作活动来龙去脉的清晰记载，做好文书档案的整理和保管工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。
为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的收集和整理工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。
1 文书档案收集规范化
收集是档案工作赖以存在的基础。
档案工作的对象是档案，档案只有不断地通过收集才能逐渐完善。
如果没有收集，没有档案，档案工作也就没有了工作对象，失去了存在的条件和基础。
档案收集得及时、完整、系统，可以为档案管理的各处环节创造照好的物质条件，可以完整地、系统地为利用者提供方便，更好地为各项工作服务。
（1）文书档案收集的要求
收集的要求高低，直接关系着人馆文书档案的质量好坏，所以办公室文秘在接收和收集工作中应该认真掌握，切实把好关口。
具体要求，主要有以下几点：对按规定欲接收的文书档案实行验收制。
档案馆在进行收集工作中，要事先向保存机关下达通知，并切实检查欲接收文书档案的真实程度、规范化程度和齐全程度。
凡是不符合要求的都要由原保存机关负责修改，然后再复查，直至达到要求时才能予以接收。
对其他应收集的文书档案，要切实注意依据党的有关政策进行收集。
特别是在集体、个体和合资等企业中，存在着企业经营保密问题，一定要尊重他们的要求，注意保护他们的利益，待取得他们同意之后再行征集和收集，决不能强行收集。
（2）收集的范围。
档案文书收集的范围主要有以下几个方面：
1、各机关文书档案室所保存的重要文书档案。
这部分指的是对各机关文书档案室所形成、收集和保存的永久卷和长期卷，按照档案管理部门的"有关规定，在档案室内保存一定时期（十年、二十年或三十年），档案馆要按时接收过来。
有的文书档案室还保存有已撤销原直属单位的文书档案，其中的永久卷和部分长期卷，档案馆亦应按时接收。
2、各专业档案馆主管单位重要文书档案的复制件。
各单位所形成和保存的重要文书档案。
各行业由于文书档案室建立得不够健全，所以他们所形成和保存的重要文书档案是应该直接入馆的，也是档案馆应该注意接收和收集的。
其他有关单位和个人所形成和保存的重要文书档案。
这些文书档案的范围也很广泛，上述文书档案，都是很珍贵的，应该特别注意加以收集，避免流失，造成不必要的损失。
3、收集的手续。
在文书档案的收集工作中，履行收集手续是对工作负责的表现，既便于档案馆对文书档案的统计，又便于有关人员日后查询文书档案的去向。
收集工作的手续，主要有以下两项：一是清点。
对文书档案室来说，要在验收的同时根据应收年度的案卷目录对永久卷和长期卷进行清点。
清点要一卷一卷地进行，并要核对案卷标题，以防有误。
因为档案本身涉及许多重要机密和政治问题，一旦出现差错，政治责任难负，工作损失也难补。
二是立据。
办公室文秘在文书档案的收集工作中，无论是接收机关文书档案室的还是接收其他单位的文书档案，清点之后都要开具收据，并留存根。
“接收文书档案收据”中的项目，主要有交卷机关（单位）、案卷类别、案卷年度、案卷数量、接收单位和双方经手人等。
所接收的如系零散文书材料，则应按实际情况开具详细清单式的收据，并留收据存根。
2 文书档案整理的具体做法
（1）文书档案管理工作的整理方法
做好文书档案的整理工作至关重要，工作人员在实际的工作中应该以文书档案的管理原则为基础，提升文书档案管理工作的科学性。
为了实现这一目的，工作人员应该尽量做好文书档案的整理工作，使得文书档案保管工作顺应时代发展的需求，在提升工作效率的基础上，提升档案信息的利用率。
通常情况下，文书档案管理工作的分类方法可以从三个方面来进行分析和探讨：
1、 年度分类。
所谓的年度分类法在进行的过程中，主要是根据文件形成和处理的年度来讲所有的文书档案以时间为标准进行区分，然后根据时间的差异来排列。
在文书档案管理工作中，工作人员首先需要将文书档案进行归纳，提升档案分类的高效性。
经过具体的实践可以看出，采用年度分类法不仅可以提升文书档案的质量和效率，在实际的工作中意义重大。
2、组织机构分类法。
根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位进行分类。
它以立档单位内部的组织机构为标准，按不同的机构分别设置类目。
3、问题分类法。
按照文件内容所反映的问题或“事由”将文书档案划分成各个类别。
（2）文书档案装订
档案装订是文书档案整理工作的一个重要环节。
一般说来，普通文件一份装订一次，有些文书的批复和请示可以合并归成一件，如果页数太多当然可以分成两件或者多件。
正文与附件之间、正本和草稿之间、来文同复文之间，都可以根据实际情况斟酌而行，或者合而为一，或者拆而为二，都是可以的。
不过如果有关的文书档案拆开处理时，在进行排序时还是应当相对集中于一处，以方便后期的利用。
（3）文书档号章与页码编写
档案管理中章与页码编写是最细微繁琐的工作之一，页码编号的有序可以提高文书与档案管理的工作效率。
所有文件的右上部位应当加印档号章，档号章上填写档案内容，内容包括档案号码、所属年份、机构代号、问题代号、保管时限、馆编件号等项内容。
重点应当强调档案号码的填写，按照分类标准的不同，档案号码要从分类、保管时限的低级顺序向高级顺序依次进行。
3 如何做好文书档案的信息保管工作
通过计算机系统辅助档案文件保存期限的办法，主要应用的是抽词比较法。
抽词比较法可以按照不同的时间按照批次处理。
首先，将档案管理所涉及到的一系列因素编制纳入索引表，其中包括文件责任人、内容、种类等等。
这个过程可以有主要和次要之分。
按照一定规范要求给每个词条打分，把其余的词条录入到计算机数据库，归之为自学习系统，形成后各建词表。
其次，根据不同的要求，对文书档案的文件格式进行不同的设置。
这种设置方法没有明确的规定，包括其中的文书内容、种类、年代等等，主要做到更加便捷容易的浏览和查阅即可。
再者，编辑制作计算机辅助程序。
这项工作简单来说就是比较的过程，将档案文件的题名表和题名的对照。
找出其中相一致的内容，方便储存和使用。
第四，文书档案的管理的最后一步就是确保电子文件形成后能够在计算机中正常运行。
并按照分类标准与保管期限等进行划分。
4 结语
新时期下企事业单位的核心竞争力的提高与简单便捷的文书档案整理保管方法是密不可分的，档案管理工作是否有序高效直接影响着企事业单位的工作进程。
因此，相关工作人员必须提高工作意识，转变陈旧观念，勇于大胆创新，积极投入实践。
充分利用现有的网络资源，把新时期文书档案的收集与整理工作推向新台阶。
参考文献
[1] 于春林。 浅析现代档案管理工作创新的手段，民营科技，2011.8.
[2] 苏静静。文书档案立卷改革之我见[J]。现代交际，2009(7)。
[3] 凌霄。浅谈文书档案的管理办法[J]。才智，2012(21)。
文书档案的收集及整理篇3
一、名词解释
1、 文书：有两种含义：一是指作为信息载体的文字材料，二是对从事文书管理工作人员的职务称谓。
文书是指作为信息载体的文字材料，是社会组织和个人在社会实践活动中用来记录、传递信息的书面文字材料，是以文字形式并使用特定文体格式处理各种事务的凭证性工具。
2、 档案：是指过去和闲杂的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。简言之，档案是指社会组织与个人在其社会活动中所直接形成并具有保存价值的原始记录。
3、 公务文书
4、 事务文书
5、 上行文
6、 下行文
二、单项选择题
1、 下列选项中不属于文书性质的是（ ）。
A. 现实性 B. 特定性 C. 信息性 D. 凭证性
2、 下列选项中不属于文书特点的是（ ）。
A. 作者的特定性 B. 格式的规范性 C. 文书处理程序的特定性 D. 历史性
3、 下列选项中不属于档案性质的是（ ）。
A. 原始性 B. 历史性 C. 凭证性 D. 考查性
4、 下列选项中不属于档案特点的是（ ）。
A. 原始性 B. 价值性 C. 系统性 D. 考查性
5、 下列选项中不属于古代公文的种类是（ ）。
A. 章 B. 奏 C. 咨 D. 呈
6、 文书档案工作包括的一系列环节和程序不包括下列哪项。（ ）
A. 文书形成 B. 整理归档 C. 交通 D. 鉴定
7、 下列选项中不属于公务文书特点的是（ ）。 A. 鲜明的政治性 B. 很强的历史性 C. 法定的权威性 D. 格式的规范性
8、 知照性公文主要是党政机关向一定范围通知事项、通报情况、联系工作、公布有关事项和要求的公文，下列选项中不属于此类公文的是（ ）。
A. 决议 B. 通知 C. 公告 D. 通报
9、（ ）适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
A. 公告 B. 通知 C. 决议 D. 函
10、 下列选项中对发文字号表述正确的是（ ）。D A. 国办发〔1996〕第2号 B. 国办发（1996）02号
C. 国办发〔1996〕第02号 D. 国办发〔1996〕2号
三、问答题
1、 请简述文书工作与档案工作的性质和任务。
2、 试述文书与档案人员的基本素养要求。
3、 试述公务文书的作用与特点。
4、 如何恪守公文行文规则？
5、 如何正确选定公文文种？
二、
平时作业二
一、填空题
1、 文书处理程序，包括文书处理的流程、方法和步骤，是按照公文制发、办理和管理的规律，对文书运转环节的科学合理安排。
2、 文书处理流程通常由收文办理、发文办理、办结文件处理和文件运转管理四个方面构成。
3、 批办是指机关领导人根据文件内容、拟办意见和部门职责，对来文所提出的批示性意见。
4、 传阅的方式包括轮辐式传阅、接力式传阅、专人送达传阅以及阅文式传阅四种。
5、 国家档案局2000年12月6日发布了《归档文件整理规则》，是我国机关文书和档案规则改革的一项重要举措，弥补了我国文书、档案工作标准体系中归档文件整理的空白。
6、 《归档文件整理规则》将归档文件整理的基本单位确定为“自然件”（或称单份文件）。
7、 文书人员在文件办理过程中，应及时对日常形成的、办理完毕的文件进行收集，重点把好的关口是：发文关、收文关、重要会议关、外出会议关、内部材料关、报刊材料关。
8、 发文字号是由发文机关按发文次序编制的顺序号，一般由机关代字、、文件顺序号组成。
9、 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。
二、多项选择题
1、 文书处理程序的基本特征包括（ ）。
A. 程序性 B. 历史性 C. 连续性 D. 规定性 E. 时效性
2、 文件签收的作用包括（ ）。ABC
A. 确保文件运转安全可靠 B. 明确双方的交接责任 C. 表明文件的去向和下落
D. 明确收文放的职责 E. 确保发文方的权益
3、 收文登记的方法包括（ ）。BCD
A. 数码登记法 B. 总流水号登记法 C. 分类流水号登记法
D. 口取纸分类登记法 E. 数字登记法
4、 文书整理归档是以件为单位进行（ ），并进行装盒、归档，使之有序化的过程，以便于保管、检索和利用。
A. 装订 B. 分类 C. 排列 D. 编号 E. 编目
5、 文书整理归档的原则包括（ ）。ABCDE A. 保证整理归档的文件材料齐全完整
B. 遵循文件材料形成的客观规律
C. 保持文件之间的有机联系
D. 正确区分文件的不同价值
E. 整理后的文件要便于保管、检索和利用
6、 《文件归档管理规则》提出了（ ）等方法。ACD A. 分类法 B. 归纳法 C. 机构（问题）分类法
D. 复式分类法 E. “自然件”分类法
7、 归档文件编号使归档文件再全宗中的位置得以确定，并为后续的编目工作一级查找利用提供条件，编号中的号包括（ ）等。
A. 全宗号 B. C. 保管期限 D. 件号 E. 归档章
三、问答题
1、 拟办的要求有哪些？
2、 发文审核的具体内容及要求有哪些？
3、 文书运转管理的基本原则包括哪些？
4、 试述文书整理归档与文书立卷的区别。
5、 简述文书整理归档的方法步骤。
平时作业三
一、名词解释
1、 档案统计工作：P244
2、 档案整理工作： P254
3、 档案保管： P271
4、 主题法： P283
5、 专门档案： P304
6、 大事记：P296
二、不定项选择题
1、 档案收集工作的主要内容包括（ ）。ACDE
A. 对本机关需要归档档案的接收 B. 对其他机关需要归档档案的接收
C. 对历史档案的接收 D. 对历史档案的征集
E. 对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收
2、 档案鉴定工作室一项决定档案存毁的工作，包括的内容是（ ）。ABCD A. 制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表
B. 具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限
C. 挑出不需保存和保管期满且无继续保存价值的档案予以销毁
D. 档案鉴定工作的组织
E. 档案统计资料的分析
3、 档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要，进行全宗及其文件组合的排列、（ ）的加工等简单的条理化、系统化的工作。B A. 数量统计 B. 检索目录 C. 档案鉴定 D. 档案盒 E. 题名
4、 档案整理工作中的所谓（ ），在档案整理阶段，由档案管理人员根据档案管理的有关规章制度和相关要求，对归档案卷进行必要的、认真的整理或加工作。D A. 统计 B. 鉴定 C. 收集 D. 立卷 E. 归档
5、 档案库房的类型包括以下（ ）。
A. 综合档案库 B. 科技档案房 C. 图书资料库 D. 基建档案房 E. 新型载体档案房
6、 档案检索语言的类型包括（ ）。
A. 归纳法 B. 馆藏法 C. 分类法 D. 主题法 E. 演绎法
7、 按档案检索工具的载体形式分类，包括以下（ ）。ABCD A. 书本式 B. 卡片式 C. 缩微目录 D. 机读目录 E. 全宗式
8、 （ ）在一定程度上体现了外界利用档案的需要，对整个档案工作具有一定的检验和推动作用，是档案工作中最富有活力的一个环节。
A. 档案归纳 B. 档案鉴定 C. 档案提供利用 D. 档案搜集 E. 档案检索
9、 科技档案价值的鉴定因素一般包括以下（ ）。
A. 技术因素 B. 功能因素 C. 典型因素 D. 时间因素 E. 人物因素
10、 同纸质文档相比，电子档案利用的特点和优点是（ ）。ABCD A. 复用性好 B. 服务形式多样化 C. 便于传输 D. 依赖性强 E. 储存性强
三、问答题
1、 档案为什么必须以全宗为单位进行整理？
2、 请简述档案检索的内容。
3、 请简述档案参考资料有哪些特点。
4、 请简述人事档案的特点及作用。
5．试述电子文档管理的内容和原则。
6．试述文书与档案计算机辅助管理的特点。
平时作业四
技能测试题
一、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的函
2．中央广播电视大学关于××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作的复函
3．××省广播电视大学关于请求继续进行开放教育试点工作情况的调查报告
4．××省广播电视大学关于请求拨款维修危旧校舍的函
5．××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的复函
提示： 1、2、3组成一卷； 按内容和文种特征组卷；
××省电大与中央电大关于继续进行开放教育试点工作的往来文件4、5组成一卷；
按通讯者、内容和文种特征组卷；
××省电大与××省财政厅关于拨款维修电大危旧校舍问题的往来文件
二、将下列文件组成两卷，说明各卷的组卷特征，并分别给每卷拟定一个案卷标题。
1．某省人民政府就搞好鲅鱼圈总体经济开发工作给××市人民政府的指示
2．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的通知
3．某省外事办公室关于召开全省外事工会会议的请示
4．某省人民政府关于召开全省外事工会会议的批复
5．某省人民政府就鲅鱼圈月亮湾商业区建设问题给××市人民政府的指示
6．某省人民政府就鲅鱼圈金融事业建设问题给××市人民政府的指示
文书档案的收集及整理篇4
文书档案工作之我见
档案是由文件转化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿。档案是单位各项工作的真实记录，是各项事业持续发展的重要依据，既能指导现实工作又能为查考历史提供重要的凭据。如何做好文书和档案档案管理人员的历史责任。通过一年的学习，结合实践谈谈对做好文书和档案工作的认识和体会。
一、争取领导重视是做好文档工作的前提
1、爱岗敬业，争取领导的重视。领导是否重视文档工作，在很大程度上取决于对文档人员工作的满意度。因此，要想使单位的文书档案工作有起色，首先要争取领导重视，文档工作人员还要注重完善自我，热爱本职工作，忠于职守，忠实肯干，发挥主观能动性，干出业绩，干 出水平，让领导满意，更好地为单位的发展服务。
2、加强宣传，增强领导的档案意识。单位领导对文档工作不够重视，大多都是因为缺乏档案意识，认为文书和档案工作不是主要的部门，可有可无。这就需要文档人员经常向领导宣传文档工作。首先，要勤向领导汇报文书和档案工作情况，使领导受触动、受启发；其次，要努力做好档案服务工作，及时为领导提供上险恶机关和档案部门下发的相关文件材料，为领导提供档案利用信息，使领导逐渐认识到文书档案工作的重要性。
二、实施文档管理现代化是加强文档管理工作的必由之路
随着改革的深入发展，文档管理面临着许多亟待解决的问题，诸如文件和档案数量越来越多，给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响了文件和档案质量等，只有实现文档管理现代化，才能有效地加以解决。
1、掌握现代化管理技能，提高综合素质。电子计算机技术在文档管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节与自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作，这种现代化管理技术，迫切需要文档管理工作者去掌握和运用。文档管理数字化、信息化是信息社会对文档工作的必然要求，也是文档工作者的努力方向。所以，文档管理人员要结合本岗位工作，边学习边操作，在提高业务素质的同时，特别要注重计算机知识、信息技术的学习，努力使自己成为综合型文档管理人才。
2、利用现代化技术整理档案。纸质档案的整理工作繁琐，劳动强度大。而利用计算机整理文件，则可以收到事半功倍的效果。在人工立卷时，立卷人根据自己的理解对文件进行分类，虽然都按照统一的标准，但因每个人的理解同，对同一个文件的分类不尽相同，就不可避免地产生分类不准确的，影响案卷的质量，给今后的利用工作带来不便。而按照新的《归档文件整理规则》，不需要拟定案卷标题，以件为单位，不仅省时省力，而且利用计算机检索达到方便快捷，既降低了人为因素在文件归档工作中的影响，又可发
挥计算机管理优势，提高了工作效率。真正达到了简化整理、深化检索的目的。
3、改进立卷方式，提高现代化管理水平。传统的立卷方式存在一些不足之处，不利于档案的鉴定上文已有所涉及 。改革立卷方式，便于文书档案的立卷、接收、鉴定，已是势在必行。以件为单位组卷并辅助以计算机管理的立卷方法，虽处于尝试阶段，仅其便于随时剔除无保存价值文件的优势就是显而易见的。这种立卷方式在鉴定时，如剔除某份文件，可不必考虑拆卷这一棘手问题。另外，利用计算机辅助管理档案，在档案的保管期限进行调整时，可利用计算机进行检索工具的调整、删改，大大提高了工作效率。
三、加强在职教育，提高文书档案管理人员的整体素质
文书和档案管理人员的业务能力直接影响档案管理工作的质量，为了使档案工作人员能够适应工作的需要，要充分发挥档案工作工作人员的积极性、主动性和例行性，努力提高文档人中贩知识水平和管理能力。由于文件及档案种类和载体的多样化，管理方法要不断更新，因此，对文档工作人员在业务知识、科学知识以及管理操作能力等方面都提出了新的更高要求。原来那些传统的业务知识与工作方法，已不能适应新的形势，所以，必须对文档人员进行在职教育培训，尽快培养一批既能掌握新技术，又能熟悉文档专业知识的人才。
1、进一步提高文档管理人员对文档工作的认识，增强管理意识。
文档管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、求真务实的工作态度、乐于奉献的工作精神，又要有扎实的专业理论知识、科技知识，尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理文档的基本技能。因此，文档管理工作人员只有具备扎实的专业知识，开拓视野、优化知识结构、提高综合素质，才能做好新时期的文档管理工作。一是通过各种形式宣传《档案法》、《档案人员职业道德》、《文书学》和国家有关文档工作规定，使文档案管理人员充分认识到搞好文档管理工作是自己应尽的法律责任和义务；二是把文件材料的形成、积累、归档、收集、整理、鉴定、统计和开发利用作为档案人员的职责范围，建立一个文档管理组织的领导体系，加强对文档工作的领导、检查和考核，不断提高文档管理工作水平。
2、文书管理人员应该认真履行岗位职责，做到以下十点：
一．做好上级文件的接收、打印、分类、登记工作，及时提供给有关领导批阅。严格执行文件传阅制度，需传阅文件做到及时呈送和催收。按照档案管理的规定，定时做好文书档案归档立卷工作，随时备用查阅。
二．负责党政部门的文件、总结、计划、报告、报表、信函的打印、复印。凡交付打印的文件、材料，按顺序及时登记打印。急件要随到随打。保证打印文件、材料的质量。
三．负责向校区内各部门发送文件、材料；取送报刊信件并负责分发。负责
到校外等单位取送文件、材料和复印文件、材料等。接转电话，下达校内临时性通知等。
四．负责计算机通信专网传输政府公文的接收，切实落实电子公文接收工作管理制度，加强设备维护，确保电子公文接收办理的及时、准确、安全。
五．及时收集、催要校内各组室、各部门应该存档的材料，立档备用备查。做好建立综合档案室的准备工作，待条件成熟尽快建起综合档案室。
六．负责升旗、集会等集体活动的出勤检查；与办公室其他人员共同做好平日教职工的出勤抽查统计工作；做好教职工月工作量津贴和学校考核效益奖的计算统计工作。
七．保管学校礼品及行政办公室公共财产；保管办公用品并负责分发等。与其他人员共同做好档案室、接待室、会议室、领导办公室的管理、清洁卫生及整理工作，树立良好的服务意识。
八．做好校外来访人员的接待工作。
九．负责节假日办公室值班，接收、呈报文件。
十．严格执行保密制度。
3、强制度建设，建立长效培训机制。
首先，要建立健全在职教育的长效管理制度，如省档案局及地市档案局举办的各类专业培训班；其次，要建立在职教育的约束和激励机制。约束和激励机制可以保全文档管理工作人员产生紧迫感和危机感，积极主动地参加在职教育，努力更新知识，提高业务能力和水平。比如，将在职教育与文书档案人员专业技术职称评定挂钩，对不参加档案专业知识培训的聘资格，激励矿床浇花奥地利增强参加在职教育的主动性和积极性。
4、确在职教育的原则，选择课程内容。相对于正规学校教育而言，在职教育具有更直接的目的性、现实性和时效性。在职教育应从实际出发，按岗位、分层次、多渠道、多形式地进行。坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针，切实遵守学有所用、用有所长的原则。第一，学习文档专业知识。为文档专业人员提供系统学习文档专业知识的新理论、新方法、新观念的机会，弥补一次性教育的不足；第二，相关学样知识。文书和档案工作融会了许多相关学科知识，如哲学、历史学、心理学、行为学、公共关系学等；在职教育应注重对相关科学知识的补充和更新；第三，现代科技知识。现代科学技术的广泛应用是文档工作的特征之一，也是文档现代化管理的标志之一，文档工作者应加强对信息技术、计算机、科技软件等新技术的学习。
四、做好文书档案收集工作是档案管理的关键
（一）具体到一个立档单位，保证文书档案收集工作的方法是制定文书档案归档制度，包括归档范围、归档时间和归档要求。集工作包括三方面内容：一是对本机关需要归档档案的接收工作；二是档案馆对各现行机关和撤消机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作；三是档案馆对历史档案的接收和征集工作。
1、归档范围
（1）确定归档范围需考虑三个因素
A机关的职能活动
B文办理完毕
C有查考利用价值
（2）内容
A级针对本机关的指导性公文
B级机关主要职能活动中形成的公文材料
C级机关呈送的报请类公文
D级或不相隶书机关重要的商洽性或审批性公文
（3）注意问题：
A合办理的公文；
B 本机关内部负责人兼任其他机关职务时
C 本机关内部的公文如计划、总结、会议记录
2、归档时间一般在第二年6月底之前
3、归档要求
A类、份数以及每份文件的页数
B卷封面填写、卷内文件排列、编页、目录及备考；
C 案卷要系统排列，交接时履行手续；
D 字迹材料要符合耐久性要求；
E 公文必须是正式的生效的公文
（二）严格按归档制度规定进行接收。收集工作是文书档案管理工作的前提和基础，收集质量决定文书档案管理的质量。归档的文件材料应当齐全完整，并符合长期保管的质量要求。齐全完整是指归档文件材料在种类、份数以及每份文件的页数等方面都保持齐全完整。质量要求是指归档的文件材料不仅要求内容上客观、真实，而且在制成材料特别是书写材料方面要利于文件的长期保存。归档的文件材料应当精练准确，并反映单位的主要职能。
（三）建立相关制度加强零散文件的收集
1、将文件材料的形成积累纳入有关部门和人员的责任制。
2、建立外出开会人员带回材料归档制度。
3、保证工作变动人员手中材料归档制度
(四）明确具体人员职责，保证归档文件齐全完整
1、公文处理程序运转的文件，应明确由文书人员负责收集。
2、于各种会议文件应规定由各单位办公室主任或秘书人员负责收集并向档案部门移交。
3、位的综合性文件，如规章制度、计划、总结、报表等应由文书人员负责收集。一般指不走收发文程序的文件。
4、各部门形成的文件，应由该部门指定的兼职档案员负责收集并向档案部门移交。
五、加强入档文件的管理，确保入选档案的使用价值
1、改革现行文书档案保管期限表，便于鉴定操作。当前鉴定工件依据的《文书档案保管期限表》存在诸多对鉴定工作不利之处，应进行必要的改革。一是调整不合理的保管期限，如原保管期限表中，组织关系介绍信、下级报送文件、上级下发文件、提案类等文件，保管期限划分偏高，进馆后多数无人问津，占据了库房，又为鉴定工作增添了负担。二是从档案馆角度制定文书档案保管期限表。如果仅从一个单位角度划定保管期限，必然会导致档案馆各全宗档案的重复，影响档案鉴定工作。如干部任免、各类审批表、下级单位报送的以上的报表等，涉及单位都要移交进馆。这些问题如不在立卷划定保管期限时解决，进馆后依靠档案馆鉴定剔除，难度相当大。三是保管期限划定尽量明确。只有短期、长期、永久界定保管期限，在鉴定时不易掌握。如长期为16-50年，跨越如此之大，令鉴定人员无所适从。
2、注重进馆质量，少一些无价值档案进馆。从某种义上讲，档案在进馆之前，已多次涉及到鉴定工作。一是档案室人员在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定；二是档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到鉴定；三是档案馆接收之前对案卷进行的检查。在这三个鉴定环节中，立卷鉴定环节是确保案卷质量的关键，档案局馆的指导、检查是进一步保障。因此为保证档案进馆质量，应提高立卷人员业务素质，在立卷环节就使保管期限划分准确；在指导检查环节，应将案卷质量作为重点之一，及时监督立卷人员改正问题；在档案馆接收前的检查环节，更应当注重档案内在质量，特别是保管期限划分正确与否，将无长期保存价值的档案解决在进馆之前。
3、在档案馆设立鉴定机构，由专门机构或专人负责鉴定工作。主要是对馆藏到期档案进行统计，制定鉴定计划；对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行调查、分析，提出鉴定意见，保证档案馆鉴定工作有条不紊地进行。
4、对文书档案坚定定之后，还要进行严格的复审。到期档案的复审工作是对入选文书做最后的确认，应本着档案鉴定销毁原则即贯彻“审查从细，留存从宽”的原则，按照本单位制订的保管期限表进行。还要运用正确的方法，采取直接鉴定法，以案卷（件）为单位，根据文件内容逐卷、逐件、逐页的进行审查鉴定。
5、复审之后还要对不合格文件进行销毁。档案鉴定销毁工作，由鉴定小组成员共同进行，小组成员由主管档案工作的领导、档案员和相关职能部门的兼职档案员组成，对经过鉴定确已失去保存价值需要销毁的档案，应登记造册，编制销毁清册，经主管领导审查签字批准后再销毁。文书档案销毁工作应该遵循以下程序：
a、组成鉴定小组对档案进行价值鉴定。
b、对确无保存价值的档案编制销毁清册，填写档案销毁清册审批表。 c、鉴定小组组长在档案销毁审批表上签署意见。
d、将销毁档案运送到指定的销毁单位进行销毁，并指定两名同志负责监销。
e、监销人员在销毁档案前，应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案；销毁后，应当在档案销毁清册审批表上签名盖章，并将监销情况报告本单位主管领导。
f、将销毁清册归档保存。
行政081王燕
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