下面是小编为大家整理的档案数据录入说明,供大家参考。
档案数据 录入说明
以文书档案为例，文件按要求组卷、整理、标页码后开始录入，具体步骤如下：登陆系统后，进入档案管理模块，文书档案-》传统方法整理（临时表）-》文书案卷目录。
一 、 案卷 的录入：
1. 正常情况下，临时表中为空的，直接点击左侧新增即可开始录入数据，若已有数据，可在此基础上继续新增。
2. 点击新增后，按照如下要求录入相应内容。
1) 案卷题名：案卷标题要揭示卷内文件的内容和成分。一般不超过 50 个字。
标题格式：
a.责任者+关于+问题+文种。一般按问题组卷的题名多采用此形式。
b.责任者+时间+问题+文种。年度计划、总结、报表、会议记录等多采用此形式。
c.学院名称+届+专业名称+材料名称。学籍、学位多采用此形式。
d.出版物名称+针对时间+期刊号。
e.项目名称+阶段名称+文种。
标题末尾一般不用句号，题名中若出现多个责任者或文种时，并列的成分中间可用顿号。
2) 全宗号：1。
3) 组卷年度：文件形成年度。
4) 实体分类号：单击...，出现下拉菜单，进行选择。
5) 案卷号：实体分类号的下位类号，组卷时是第几卷就录几，录入格式为 01。
6) 归档单位：单击黑色箭头，出现下拉菜单，进行选择。
7) 归档日期：档案数据录入的日期，可选择可录入，录入格式为 2015-05-30。
8) 保管期限：（按照各类文件材料归档范围和保管期限表执行）单击黑色箭头进行选择。
9) 密级：单击黑色箭头进行选择（除校务办公室、纪委、审计处个别文件外，其他部门均为“公开”）。
10) 主题词、案卷档号自动生成。
11) 保存。
12) 文件起日期、文件止日期、总件数、总页数在卷内文件录入完成时，可自动提取，此处无需手动录入。
二 、 卷内 的录入：
案卷文件目录信息录入结束，保存数据后，单击“卷内”进入到卷内文件信息的录入界面，如下：
点击“添加”按钮，案卷的基本信息会继承到卷内，在下面界面按要求录入卷内文件信息：
1) 文件编号：正式的发文编号，例如：辽师大校字[2014]2 号，大综办发[2014]26号等，注意，中括号为英文输入法下的“[]”。
2) 密级：单击黑色箭头进行选择（除校务办公室、纪委、审计处个别文件外，其他部门均为“公开”）。
3) 页数：此份文件的页数，请务必填写准确，否则影响数据的自动生成。
4) 题名：此份文件的标题。没有题名或者原题名不能揭示文件内容时，应该依据其内容拟写题名，自拟题名放在原题名后面并加[ ]，比如某份文件的题名是：紧急通知，应该根据文件的内容自拟一个题名：紧急通知[关于…..的紧急通知]，又如，关于张三等 5 人的任免通知，要在原题名后列出其他 4 人的姓名加[李四、王二]。
5) 责任者：此份文件的责任者，是个人录入个人，是组织、单位录入组织、单位。责任者有多个时，责任者之间以“、”相隔。三个以上责任者的，著录第一个，后面加“等”。机关团体责任者必须著录全称。
6) 文件形成时间：此份文件的形成时间，录入格式为：。
7) 其余项目，在案卷和页数填写正确的情况下会自动生成，不需填写。
8) 备注：如有特殊情况请在此处说明。附件题名在此录入。如附件 1：。。。。；附件 2：。。。。
9) 点击“存加”，继续录入下一条记录。当最后一条记录录入完毕时，点击“保存”。
10) 点击“文书案卷目录”，返回到案卷级目录，找到刚录入的案卷，进行数据提取：
勾选要提取的案卷，点击“提取”
总件数、总页数、文件开始日期、文件结束日期，会自动进行提取，显示如下：
到这里一卷档案的信息录入就结束了，可继续点击“新增”按钮，进行其他案卷的录入