摘 要：高校二级学院办公室是二级学院处理特定事务和提供特定服务的地方，具体工作包括行政事务、科研支持、综合服务、资料管理、后勤保障。创新视角下，二级学院办公室工作具有综合性、服务性、不确定性，这些特性与大学组织的“松散无序”有着某种程度的契合。从微观个体的视角，通过提升办公室工作人员的工作能力，能够有效提高办公室工作效能。
关键词：创新视角；二级学院；办公室工作
作者简介：刘建峰（1977-），男，江苏泰兴人，苏州科技学院土木工程学院综合办主任，研究方向为：高校行政管理。
[中图分类号]： G647 [文献标识码]：A
[文章编号]：1002-2139（2013）-30--02
目前，我国高校大都采用校、院（系）二级管理模式，二级学院办公室应运而生。高校二级学院办公室在日常工作中事务繁多，但是对于其具体事务范围和职能要求，并没有明确的依据或指导意见。有些办公室虽然有自己的工作章程或职责规定，但实际工作内容大相径庭，这取决于办公室工作的综合性、复杂性，但也可见其工作有些不依章法。本文试图从新的视角来界定二级学院办公室及其工作职能，探讨其工作方法，提高其工作效能。
一、高校二级学院办公室概念界定
办公室，处理一种特定事务的地方或提供服务的地方。[1]高校二级学院办公室是高校二级学院处理特定事务的地方，也是为各二级学院提供特定服务的地方。不同于二级学院其他机构，以主要工作对象命名，如学工办、教务处；以专业方向命名，如某某教研室、某某系；以行政职务命名，如院长办公室、书记办公室。机构的名称一定程度上反应其性质，因此二级学院办公室的名称反映了其工作内容的不确定性和机构的服务性。
二、高校二级学院办公室工作职能
研究高校二级学院办公室工作职能，着眼于现状，先了解办公室成员的具体岗位职责。高校二级学院办公室，一般设办公室主任、科研秘书、资料管理员等职位。现列举某高校二级学院办公室岗位职责规定：
办公室主任岗位职责：
1.全面负责综合办公室工作，沟通、协调学校与学院及学院内的党政日常管理工作。
2.按规定保管和使用公章，开具介绍信和证明材料。
3.负责学院办公用品和行政固定资产的管理工作。
4.负责学院各类行政经费的报销管理工作。
5.负责全院教职工考勤工作和年度考核有关工作。
6.负责各种奖酬金统计与发放，协助做好劳保福利等工作。
7.协助做好教师的培养、引进和师资管理工作。
8.协助负责学院的安全保卫工作，定期组织安全检查。
9.完成学院领导安排的其他工作。
科研（研究生）秘书岗位职责：
1.负责学院学科建设、科学研究和研究生的日常管理工作。
2.负责协助完成学科建设的相关文案工作。
3.负责落实学院科研项目的申报、中期检查、结题、鉴定、归档及成果的统计上报和报奖的管理工作。
4.负责协调和落实学术交流和学术报告会的具体事宜。
5.协助办理研究生入学、注册、毕业离校等手续。
6.负责研究生日常教务教学管理工作。
7.完成学院领导和综合办主任安排的其他工作。
资料管理员工作职责：
1.负责学院图书资料的订购、分类登记、保管、整理工作和报刊杂志的征订、分发工作。
2.负责学院师生的图书资料、报刊杂志的借阅以及处理损坏、丢失的索赔工作。
3.负责教职工个人订阅的报刊杂志、信函的收发工作。
4.负责学院资料室的防火、防盗、安全工作。
5.完成学院安排的其他工作。
以上岗位职责，办公室工作看似分工明确，有条不紊，但实际情况并如此，一人身兼多职情况比较多，办公室多由一至两位成员组成，所以也谈不上具体明确分工，通常办公室主任扮演“大管家”角色，其余成员听从安排。也不难发现，以上高校某二级学院的办公室还兼管研究生管理。除了行政事务、科研支持、后勤服务、资料管理，学生工作也要部分负责。更加证明了其工作的综合性，不确定性。对办公室具体事务进行分类，可分为以下五类：行政事务、科研支持、综合服务、资料管理、后勤保障。
行政事务：二级学院办公室实行院长负责制，院长对全院的行政指挥和管理要通过学院办公室组织实施。办公室主任参加院级各项会议，熟知学院各方面工作，并作为学院的智囊团，为学院管理出谋划策。
科研支持： 二级学院办公室协助完成学院学科建设的相关文案工作，负责落实学院科研项目的申报、中期检查、结题、鉴定、归档及成果的统计上报和报奖的管理工作，负责协调和落实学术交流和学术报告会的具体事宜。
综合服务：按规定保管和使用公章，开具介绍信和证明材料；负责学院各类行政经费的报销管理工作；负责全院教职工考勤工作和年度考核有关工作；负责各种奖酬金统计与发放，协助做好劳保福利等工作；协助做好教师的培养、引进和师资管理工作。
资料管理：负责学院图书资料的订购、分类登记、保管、整理工作和报刊杂志的征订、分发工作；负责学院师生的图书资料、报刊杂志的借阅以及处理损坏、丢失的索赔工作。
后勤保障：负责学院办公用品和行政固定资产的管理工作；负责教职工个人订阅的报刊杂志、信函的收发工作；负责学院的安全保卫工作，定期组织安全检查。负责学院资料室的防火、防盗、安全工作。
三、创新视角下高校二级学院办公室工作分析
高校办公室工作，学者们大都从宏观概括的视角，用这样一些词来形容：承上启下、参谋助手、信息服务、综合协调、监督检查、窗口服务等等。不难看出，办公室工作综合复杂，甚至可以说没有具体范畴。笔者长期从事二级学院综合办公室工作，文章第二部分着眼于现实，从微观具体的视角，来梳理二级学院办公室工作职能。大多学者在研究办公室工作时，会说其弊端、不足，尽管如此，办公室工作模式长久以来并没有大的改变，其工作的重要性也未因此而降低。在现有工作模式下，如此复杂的办公室工作也基本甚至很好地被完成。因此，那些不同于一般职能部门的特性，与其说是不足，不如说是办公室工作的特别之处。
综合性：二级学院办公室，很多高校又称它们为“综合办”。相比二级学院其他部门，办公室事务范畴界线模糊。很多工作都需要办公室的协作，几乎不明确属于其他部门的事情都可以归到办公室处理。某种程度上，办公室就是在办理各种琐碎、复杂、个体的事务或在其中起协调作用。
服务性：办公室工作职能可以看出，综合服务、资料管理、后勤保障无可厚非的属于服务范畴，即便是行政事务和科研创新，办公室所做的是多是协调、组织等服务性工作。办公室要做好上级部门及校外单位行政发文的接收、登记、转发、交办和立卷归档等工作，并熟悉、归纳、综合和整理，及时让院领导明了“上情”。办公室还要负责学院机要、图文传真的收发和传送，以及资料室的管理、印章的使用、办公室内务、设备和财产管理工作。二级学院办公室还要协助院领导起草各种报告、工作计划和工作总结，处理院里的日常事务性工作，为院务会、调查报告会、评审论证会等做好各项会前准备工作，协助院领导制订院里的各项规章制度，并检查其执行情况，发现问题要及时向有关领导汇报和处理，做好联系、接待、信访和经费管理等工作。
不确定性：办公室主任也被戏称为“不管部部长”，意思是没人管的事情，都归他管。由此，办公室工作的不确定性显而易见。大学组织呈现一定的松散结合和有组织无序状态。二级学院办公室除了为领导服务，还要为学院的基层教师服务。高度的专业化使大学专业间的联系趋于松散，甚至相同专业不同研究方向间的分裂倾向也越来越突出。办公室需要组织松散联系的教师，参加学校学院的各项活动，其工作的不确定性不言而喻。办公室工作的“不确定性”与大学组织的“松散无序”有着某种程度的契合，也正是这种不确定性使得办公室得以顺利完成如此综合复杂的工作。
四、创新视角下高校二级学院办公室工作效能提高
许多学者研究办公室工作，在提到如何提高办公室工作效能，大多从宏观的视角，希望各二级学院办公室完善制度、调整人员配置、改进工作方法等。本文就从微观个体的视角来探讨，如何通过提升办公室工作人员工作能力，进而提高办公室工作效能。
了解高等教育管理理论：二级学院办公室作为高校二级学院重大决策的参谋助手，信息上传下达的桥梁，是二级学院行政管理部门。高等教育管理学是以高教管理问题为对象，以管理学、高等教育学和其他相关学科为基础，通过对高等教育管理问题的研究，发现高等教育规律、形成高等教育管理理论并指导高等教育管理实践的一门管理科学。了解高等教育管理理论，是二级学院办公室工作人员保持良好工作状态的基础。
掌握行政工作技能：行政工作公技能包括公共关系、文书写作、档案管理、财会技能等，工作认真负责、诚实可靠、良好的口头表达和书面表达能力以及较强的亲和力是也行政工作者必须具备的素质。以上也是办公室工作经常需要处理的部分。熟练行政工作技能，是做好办公室工作的良好方法。
岗位认同感：办公室工作的综合性、服务性、不确定性，晋升空间的匮乏，都给其岗位认同感带来影响。岗位认同感是做好所有工作的基础。高校办公室除了是行政管理部门，还是教学辅助部门，协调上下，为教师与学生做好基层服务工作是其存在的重要价值。所有办公室工作人员都应该认识到工作的重要性和挑战性，并以开放的眼光看待个人发展，提升岗位认同感。只有如此，才能以饱满的热情对待工作，也才有可能做好办公室工作。
参考文献：
[1]百度百科.办公室.http：//baike.baidu.com/view/55724.htm， 2013年5月3日.
[2]朱清涛.我国高校办公室职能的拓展与强化[J].江苏高教，2010（3）.
[3]朱家德.学术组织创新与高等教育强国的形成——基于结构功能主义的分析[J].中国高教研究，2011（8）.
[4]李智峰.如何做好新时期高校办公室工作[J].黑龙江教育学院学报，2011（5）.