公司文书处理制度1(一)总则第一条范围本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续。第二条定义本制度所指文书,包括以下内容:高层决策文书以及基层下达的文件。热点下面是小编为大家整理的公司文书处理制度,菁华1篇,供大家参考。
公司文书处理制度1
(一)总则
第一条 范围本公司文书处理均按本制度执行。在特殊情况下的应急处理,事后也须按本制度补齐有关手续。
第二条 定义本制度所指文书,包括以下内容:
高层决策文书以及基层下达的文件。热点栏目: 20____年个人总结
部门会议文书与转阅文件。
3．合同书、证券、证书和劳动协议书。
志愿书、违约收文、往来公文、专利证明和注册登记文书。
收支预算与决算书、账本票据、凭证、各种明细表、各种规定与计划书。
往来书信、电报、任命书、意见书。
各种报告、各种统计表。其中“1”与“2”项文书的处理,原则上按会议决定处理。
第三条 类别划分上述文书按机密程度、可划分为以下几类:
机密文书
(1) 绝密。
(2) 秘密。
⑶ 保密。
普通文书,即机密文书以外的文书。
3．其他文书,如公开发行的书籍、杂志、报纸,以及调查资料类的印刷品或复印誊写物品的。
第四条 适用原则
(二)文书的收发
第五条 收发到达本公司的文书,原则上由总务部或者另行规定的其他部门接受。所有文书按下列原则处置或送发:
普通文书全部由接受部门开启或开封。启封时,编上文书的收发编号,注明收发日期;在文书登记簿上作好登记;由接受部门的主管,或者由指定的文书保管员送交有关部门有关人员;文书当事人必须签名盖章领取文书。但是不涉及特别事项的文书,可以简化登记手续。
绝密文书或亲启文书,必须直接送交当事者,由文书当事者开封与处置。
第六条 制度时间外的处理
值班人员能够判定为是紧急重要的文书,或者直接写给公司高层领导的文书,应立即通知秘书室主任;其他次重要文书,只需通知收发室的主任,并按其指示处理。
所有到达的文书,值班人员都必须一一作好登记,于此后第一个工作日早晨转交收发室。
第七条 收发决定所有文书的接受、转交、登记与领取事宜,都必须由收发室主任做出决定与指示。
第八条 设立信使在文书的接受与处理过程中,各部门间经常需要相互传递文书;因此,在文书档案室设一名信使,来回传递各类文书。
(三)文书的处理
第九条 处理原则文书处理的基本原则是“准确”与“及时”,并且明确文书处理的责任者。
第十条 成文原则凡重要的往来交涉,都必须形成“文书”或形成记录,即使情况特殊,也必须事后追忆,形成“备忘录”。
第十一条 特例对那些并不重要的事项,或者通过电话、会面等简单形式处理的事项,只需要事后将处理结果的要点记录下来即可。
第十二条 处理手续领取文书的部门,按下列规定及时予以处理。
凡重要事项,或者异常事项,应立即向所在部门主管做出报告,并逐级向上请示,必要情况下必须与其他部门取得联系,等候并按照上级指示,处理文书中涉及的有关事项。
如果文书中涉及的事项,与其他部门有关,必须在与其他部门取得联系后达成一致意见再行事。
3．在具体处理时,如果认为有必要请其他部门做出配合,并且其他部门提供配合需要一定的时间,在这种情况下,应事先征得对方的意见。
如果事情涉及两个以上的部门,并且难以判断由何部门出面主持时,应听取其他部门的处理意见。
第十三条 防止拖延文书档案部门有责任督促有关部门处理文书指定的事项,以防止文书的处理延迟或停顿,如发生延迟或停顿现象,应立即交文书档案部门处理。
第十四条 重要文书的保管机要或绝密文书以及其他重要文件,必须存放在带锁的档案文件柜中,予以严格保管。文件柜的存放,必须选择在发生意外时,能够安全、迅速转移出去,放在容易发现的醒目位置。
(四)文书的制作
第十五条 用纸的规格制作文书的用纸,除特殊情况外,原则上采用规格。
第十六条 字句文书应以简单明了的文体记述,采用标准的简体汉字,避免使用艰涩的词句。
第十七条 文体全部文书一律采用书面文体。
第十八条 复印绝密文书未经主管认可不得擅自制作或复印副本,在特别有必要的情况下,必须注明包括正本在内共复印多少份,送往何部门等等。
第十九条 署名在文书发送与转交时必须按下列要求署名,特殊情况或有专项指示的情况除外。
代表公司名义缔结的合同书、往来公文、公司公告及向*机构提交的报告,全部署名“董事会代表”。
对外广告及宣传,采用公司名称。
3．除此之外的文书,署上相关业务部门名称,以及部门经理的职务与姓名。不重要的文书,只需署上经办人姓名。
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